Introduction

Cet article explique comment importer des requêtes d'un autre système vers Octopus. Ce type d'importation peut être utile pour conserver un certain historique.

                                                      ATTENTION

Ce type d'importation comporte des risques, particulièrement si Octopus est déjà en production dans votre environnement.

Elle devrait être faite par une personne chevronnée dans la connaissance de DataImporter.

Nous recommandons aussi de communiquer avec nous avant de procéder à l'importation pour faire la demande d'une base de données de test temporaire pour minimiser les risques de problèmes avec l'import et obtenir de l'aide et des conseils au besoin. 

Mise à jour des requêtes

Il est à noter que ce type d’importation peut se faire une fois seulement, pour la création des requêtes.

L’importation répétée d’une même source de données ne fera pas de mise à jour. Si on importe les numéros de requête du système source, le système donnera un message d'erreur lorsqu'on tente d'importer le même enregistrement. Par contre, si on importe sans le numéro de requête d'origine, le système importera les requêtes à nouveau, ce qui créera des doublons.

Références

• Importationdes activités d'une requête
• Importationdes pièces jointes d'une requête
• Miseà jour des Incidents / SR
• Fichier de configuration XML
   
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Ce qu'il faut savoir :  

Les fichiers modèles de référence (.xlsx et .xml) pour l'importation sont inclus dans le fichier compressé Incidents-SR_FR.zip.  
 

Champs requis

• Type - (Incident ou SR)
  • Indique s'il s'agit d'un incident ou d'une demande de services (SR).
  • Il est possible d'importer les incidents et les SR à partir du même fichier.
• TypeDeSR
  • Lorsqu'il s'agit d'une SR, ce champ devient obligatoire.
  • Le nom du type de SR doit exister dans Octopus et est configurable à partir du menu Outils > Gestion des données de référence > Demande de service > Types.
  • Ne rien inscrire pour un incident ou l'enregistrement sera rejeté. 
• Sujet - Texte(500)
  • Représente le sujet de la requête.
• État
  • Doit être un état de requête valide.
  • Les valeurs acceptées sont : Nouveau, Assigné, En traitement, En attente, Suspendu, Résolu, Fermé, Annulé.
  • Les valeurs Résolu, Fermé et En attente seront importées telles quelles. En attente requière la raison de mise en attente.
  • Si le champ Intervenant est vide, les valeurs Nouveau, Assigné, En traitement, Suspendu et Annulé seront importées en tant que Nouveau.
  • Si le champ Intervenant est complété, les valeurs Nouveau, Assigné, En traitement, Suspendu et Annulé seront importées en tant que Assigné.
• Utilisateur
  • Doit correspondre au nom d’utilisateur Windows de la fiche d'un utilisateur actif. 
• Demandeur
  • Doit correspondre au nom d’utilisateur Windows de la fiche d'un utilisateur actif.

Champs optionnels

• NuméroIncident
  • Doit contenir le numéro de la requête provenant de la source à importer.
  • Le numéro sera préfixé au sujet de l’incident.
• DescriptionDétaillée - Texte(5000)
  • Description détaillée de la requête.
  • Ce champ est requis s'il est obligatoire dans les options d'Octopus.
• Groupe - Texte(50)
  • Représente le groupe auquel la requête sera associée et doit être un nom de groupe valide.
  • Lorsque la requête est associée à un intervenant, il doit donc faire partie du groupe spécifié ici.
  • Lorsque le groupe n'est pas spécifié, la requête est associée au groupe Centre de services par défaut.
• Intervenant
  • Utilisateur Octopus auquel l’incident sera assigné.
  • Doit correspondre au nom d’utilisateur Windows de la fiche d'un utilisateur Octopus actif.
  • Ce champ est requis si la requête est à l'état Assigné, En traitement, Résolu ou Fermé. 
• Impact - Texte(50)
  • Doit être égal au libellé d’un niveau d’impact déjà configuré dans Octopus. 
  • Exemple : 1 – Élevé, 2 – Moyen, 3 – Bas. 
  • L'impact est configurable à partir du menu Outils > Gestion des données de références > Incident > Impacts.
  • Ce champ est requis s'il est obligatoire dans les options d'Octopus.
• Urgence - Texte(50)
  • Doit être égal au libellé d’un niveau d’urgence déjà configuré dans Octopus.
  • Exemple : 1 - Urgent, 2 – Normal. 
  • L'urgence est configurable à partir du menu Outils > Gestion des données de références > Incident > Urgences.
  • Ce champ est requis s'il est obligatoire dans les options d'Octopus.
• Priorité - Texte(100)
  • Doit être égal au libellé d’un niveau de priorité déjà configuré dans Octopus.
  • Exemple : 1 – Critique, 2 – Normal, 3 – Bas.
  • La priorité est configurable à partir du menu Outils > Gestion des données de références > Incident > Priorités.
  • Ce champ est requis s'il est obligatoire dans les options d'Octopus.
• Catégorie
  • Doit être égale au libellé d’une catégorie déjà configurée dans Octopus.
  • Ne doit pas être présent dans le cas d'une SR, sinon l'enregistrement sera rejeté.
  • Lorsqu'une sous-catégorie est spécifiée, la catégorie devient obligatoire.
  • Ce champ est requis s'il est obligatoire dans les options d'Octopus et que l'incident est à l'état Résolu.
• Sous-catégorie
  • Doit être égale au libellé d’une sous-catégorie déjà configurée dans Octopus.
  • Ne doit pas être présent dans le cas d'une SR, sinon l'enregistrement sera rejeté.
  • Ce champ est requis s'il est obligatoire dans les options d'Octopus et que l'incident est à l'état Résolu.
• DateOuverture - Date et heure
  • Représente la date d’ouverture dans le format YYYY-MM-DD HH:MM:SS.
  • Si non spécifiée, la date du système sera utilisée lors de l'importation.
  • Ce champ est requis lorsque la requête est à l'état Résolu et doit être inférieure à la date de résolution.
• DateRésolution - Date et heure
  • Représente la date à laquelle l’incident a été résolu dans le format YYYY-MM-DD HH:MM:SS.
  • La date de résolution doit être supérieure à la date d’ouverture.
  • Ce champ est requis lorsque la requête est à l'état Résolu ou Fermé. 
• EffortRésolution
  • Format HH:MM (dans Excel la colonne doit être en format texte).
  • L'effort de l'activité doit être entre 00:01 à 99:59
  • Pour entrer 1 heure 30, inscrire 01:30 dans la colonne.
  • Une valeur en jour est convertie en heure. Par exemple 1 = 24 heures, donc 24:00.
  • Lorsque les minutes dépassent 59, elles sont converties en heure. Par exemple 0:75 = 1:15.
  • S'il y a des secondes ajoutées, elles sont ignorées. Par exemple 1:10:25 = 1:10. 

  • Ce champ est requis s'il est obligatoire dans les options d'Octopus.

• DateFermeture - Date et heure
  • Représente la date à laquelle l’incident a été fermé dans le format YYYY-MM-DD HH:MM:SS.
  • La date de fermeture doit être égale ou supérieure à la date de résolution.
  • Ce champ est requis lorsque la requête est à l'état Fermé.
• RaisonMiseEnAttente - Texte(100)
  • Indique la raison pour laquelle l’incident a été mis à l'état En attente.
  • La raison doit être égale au libellé d’une raison existante dans Octopus.
  • La raison de la mise en attente est configurable à partir du menu Outils > Gestion des données de référence > Incident > Raison de la mise en attente.
• DescriptionRésolution - Texte(5000)
  • Représente la description de l’activité de résolution. 
  • Ce champ est requis lorsque la requête a l'état Résolu ou Fermé et qu'il est obligatoire dans les options d'Octopus. 
• ActivitéRésolution - Texte(100)
  • Représente le TYPE d’activité décrivant la résolution.
  • Les types d'activités sont configurables à partir du menu Outils > Gestion des données de référence > Général > Types d'activité.
  • Ce champ est requis lorsque la requête a l'état Résolu ou Fermé et que le type d'activité est obligatoire dans les options d'Octopus. 
• NoteFermeture - Texte(5000)
  • Représente la note de fermeture associée à la requête lorsque son état est à Fermé.
  • La note de fermeture n'est pas obligatoire.
• CI
  • CI en cause associé à l’incident ou la SR.
  • La méthode d'identification du CI est le nom.
  • Ce champ est requis s'il est obligatoire dans les options d'Octopus.

• Site - Texte(200)
  • Site associé à la requête. 
  • Le système va créer le site ou le sous-site lors de l'importation s'il n'existe pas. 
  • Pour spécifier des sous-sites, utilisez la barre verticale ( | ) pour séparer les sous-items de la hiérarchie. 
  • Exemple : Stie principale|Sous-site 1|Sous-site 2. 
  • Le site est configurable à partir du menu Outils > Gestion des données de référence > Général > Sites.
  • Ce champ est requis s'il est obligatoire dans les options d'Octopus.
• ServiceTI
  • Service TI associé à l’incident et doit être un service TI existant dans Octopus. 
  • Ne rien inscrire pour une SR ou l'enregistrement sera rejeté. 
• CoûtImporté
  • Coût de maintenance à associé au CI en cause de l'incident.
  • Si le coût d'un CI associé à une SR doit compter, la case Impacte le calcul du coût des CI du type de SR doit être cochée. 

  • Ce coût ne sera pas visible dans la requête, mais affectera le coût du CI à la prochaine actualisation des coûts. 

Fichier de configuration (XML)

La déclaration de la source se fait en indiquant la valeur Incident dans la balise <Content>.

<?xml version="1.0" encoding="utf-8" ?> 
<Sources> 
   <Source Name="ImportationIncidentsSR">
<ConnectionString>Provider=Microsoft.ACE.OLEDB.12.0;Data Source=c:\Import\Incidents-SR_FR.xlsx;Extended Properties="Excel 12.0 Xml;HDR=YES";</ConnectionString>
<ViewName>[ImportationRequetes$]</ViewName> 
<Content>Incident</Content>
   </Source> 
</Sources>

Voir l'article Fichierde configuration XML qui explique comment programmer les références à vos sources de données.

Trucs et astuces

• Champs obligatoires
  • Pour une importation début d'intégration, dans une équipe qui n'est pas encore en production avec Octopus, il est fortement suggéré de désactiver tous les champs obligatoires pour faciliter l'importation.
  • Par la suite, lorsque à la réactivation des champs obligatoires, il faudra seulement gérer les requêtes ouvertes.
  • La configuration des champs obligatoires se fait à partir du menu Outils > Options > section Champs visibles et obligatoires.

• Utilisateur, demandeur et intervenant
  • L'importation des requêtes ne permet pas d'associer une requête à un utilisateur ou un intervenant inactif.
  • Dans ce cas, on reocmmande d'utiliser un utilisateur générique et de l'associer à toutes les requêtes. Cet utilisateur pourra être désactivé par la suite.