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Introduction
Cette option est utile pour gérer de façon confidentielle des requêtes dont on ne veut pas que l'utilisateur soit au courant. Par exemple pour le congédiement d'un employé. Lorsqu'un supérieur immédiat soumet un formulaire de Départ permanent, il est le demandeur et il peut désigner l'utilisateur dans le formulaire. Si le type de SR est confidentiel, l'utilisateur ne sera pas notifié et la requête n'apparaîtra pas dans sa liste de requêtes sur le portail Web.
Ou cette option est utile pour des requêtes dont le sujet est de caractère sensible et doit demeurer discret, par exemple pour une plainte de harcèlement. Il y a une option additionnelle pour le portail Web lorsqu'on gère ce genre de plainte pour filtrer les requêtes confidentielles dans le bas de l'écran pour plus de discrétion.
Fonctionnement
Il est possible de marquer une requête comme étant confidentielle. Elle affecte le type de SR ou le gabarit d'incident de la manière suivante :
- Les notifications automatiques d'Octopus, comme les courriels de confirmation, de prise en charge ou de résolution sont envoyés uniquement au demandeur.
- Sur le portail Web, seul le demandeur voit la requête confidentielle.
- Dans le cas d'une demande de service, les intervenants externes qui reçoivent des tâches n'ont pas accès aux détails de la SR.
Lors de l'envoi de courriel automatisé le champ description ne sera pas présent et ce même si la variable correspondante à ce champ est présente dans le gabarit de courriel.
L'administrateur d'Octopus peut activer cette option à partir du menu Outils > Gestion des données de références :
Aller dans l'onglet Avancé du type de SR ou gabarit d'incident et cocher l'option Requête confidentielle.
Résultats sur le portail Web
Par défaut, seul le demandeur peut voir la requête sur le portail et elle se retrouve dans la liste dans la section du service auquel elle appartient.
Option de filtre disponible
Pour les environnements où le type de requêtes demande plus de discrétion, on peut activer une option cachée pour filtrer les requêtes en bas de l'écran dans une section fermée par défaut.
Pour faire activer cette option, communiquer avec notre Centre de services et demander de changer l'option WebUI.Filter.Confidential.Visible. Prendre note que cette option affecte TOUTES les équipes sur le portail Web.
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